Wat doet HHS - en dan vooral de Dienst Facilitaire Zaken & IT - precies?

De Haagse Hogeschool is een HBO-opleider met ruim 100 opleidingen en vestigingen in Den Haag, Delft en Zoetermeer. Er studeren hier bijna 26.000 studenten uit 120 landen. Een flinke organisatie dus, met een grote behoefte aan goed werkende techniek.

Nick vertelt: “Mijn team en ik zitten tussen het technisch beheer en de gebruikers in en we hebben sinds 2015 het functioneel beheer over Dynamics binnen de HHS:

• Wij beheren de applicatie;
• Wij lossen verstoringen op;
• We schakelen tussen leverancier en gebruikers;
• We denken mee en adviseren over de inzet van Dynamics 365 bij de uitvoering van de marketingplannen, met name voor het werven van nieuwe studenten
• We regelen de aanpassingen en configuratie van de applicatie die nodig zijn om aan te sluiten bij de wensen en processen van de HHS.”

Waarom schakelde de Haagse Onday in?

De HHS gebruikt Dynamics Customer Insights voor:

• het ondersteunen van evenementen met inschrijfformulieren;
• het registreren van aanmeldingen;
• het registreren van opkomst;
• het gebruiken van de insights uit die registraties;
• het maken van customer journeys; en
• het automatiseren van campagnes.

Nick legt uit waar Onday voor nodig was: “De wensen en ambities van de HHS op het gebied van marketing en de mogelijkheden van het systeem sloten niet altijd optimaal aan. Om dat op te vangen, zaten onze marketeers onnodig werk te doen. Dat zorgde ervoor dat ze zich niet konden bezighouden met de verbeteringen van hun marketingcampagnes.”

“Op de website boden wij allerlei studiekeuzeactiviteiten aan, waarvoor mensen zich konden aanmelden via een formulier”, vult Eline aan. “Maar voor élke activiteit moesten we per opleiding een formulier maken. Dus hadden we bijvoorbeeld voor proefstuderen 40 formulieren, elk met z’n eigen bevestigingsmail en customer journey. Dat was natuurlijk gekkenwerk.”

Kevin was de aangewezen persoon om deze vraagstukken sneller op te lossen. Hij heeft specifieke expertise en is zowel een denker als een maker.

Nick: “Daarnaast houden wij ons in brede zin bezig met het beheer van Dynamics 365 en konden wij dus ook niet echt in die vraagstukken duiken. Kevin was de aangewezen persoon om deze vraagstukken sneller op te lossen. Hij heeft specifieke expertise en is zowel een denker als een maker.”

Wat heeft Onday voor de Haagse Hogeschool gedaan?

“Kevin heeft verschillende gesprekken gevoerd met de CRM-stakeholders, om duidelijk te krijgen welke behoeftes, wensen en ambities er waren”, vertelt Nick. “Op basis daarvan heeft hij processen bedacht én ingericht in Power Automate, waarmee het repeterende werk van onze marketeers sterk werd teruggebracht en losse eindjes aan elkaar werden geknoopt. Waar je dan aan moet denken?

• Op de website vanuit één formulier gaan werken, waarbij wél alle afzonderlijke data gelezen kan worden.
• De leads die via de website binnenkomen, worden nu beter gevolgd en opgevolgd.
• De flows dynamisch maken, zodat repeterend werk wegvalt.
• De touchpoints geven nu meer en gerichtere informatie en zijn dus meer waard geworden.”

Welke voordelen haalt de Haagse Hogeschool uit de samenwerking met Onday?

We krijgen nu betere data van onze doelgroep, waardoor we onze doelgroep beter kunnen bedienen. Uiteindelijk levert dat hopelijk een hogere conversie van potentiële studenten op.

Eline legt uit: “Kevin heeft voor ons het repeterende werk weggehaald. Dat bespaart ons tijd, waardoor wij als marketeers veel meer tijd hebben voor onze andere werkzaamheden. En doordat bepaalde koppelingen nu door het systeem gemaakt worden, zijn we minder foutgevoelig geworden. Als mens word je na 20 keer misschien wat slordig; een systeem niet.”

Nick vult aan vanuit zíjn afdeling: “Kevin is voor ons een kennispartner bij wie we ideeën kunnen toetsen. Hij bespaart ons geld, omdat hij dingen sneller voor elkaar krijgt dan wanneer we zelf lang iets moeten uitproberen.

En: we krijgen nu betere data van onze doelgroep, waardoor we onze doelgroep beter kunnen bedienen. Uiteindelijk levert dat hopelijk een hogere conversie van potentiële studenten op.”