Op de website van Inholland Academy downloaden dagelijks veel geïnteresseerden een opleidingsbrochure. “We zagen kansen om de opvolging daarvan slimmer en persoonlijker in te richten,” vertelt Frank Jonker, commercieel manager bij Inholland Academy. “Voorheen benaderden we geïnteresseerden vaak handmatig wanneer een opleiding bijna van start ging. Inmiddels werken we steeds meer met structuur, automatisering en beter inzicht in de oriëntatiefase van potentiële deelnemers, waardoor we hen gerichter kunnen ondersteunen bij hun keuzeproces.” 

“We zien nu waar leads in het oriëntatieproces zitten”

Jurre Kruse, functioneel beheerder bij Inholland Academy vult aan: “We hadden de wens voor een geautomatiseerde workflow, zodat we op het juiste moment de juiste boodschap sturen naar de potential. Daarom schakelden we Onday in.”

Geautomatiseerd leadproces in Dynamics 365, zonder toeters en bellen

Inholland Academy gebruikte Dynamics 365 al voor het leadmanagement, maar haalde nog niet alles uit het platform. Met een scan ontdekten we wat de wensen waren, die we vertaalden naar user stories. Een gezamenlijk team werkte in sprints naar het neerzetten van het geautomatiseerde leadproces, waarbij Frank en Jurre deelnamen als product owner en meewerkend ontwikkelaar.

Wat we voor Inholland Academy realiseerden:

• Een volledige sales pipeline in Dynamics 365, met drie oriëntatiefases: kennismaking, overweging en aankoop
• Geautomatiseerde opvolging voor elke brochuredownload 
• Integratie van adviesgesprekken vanuit de bookingsapplicatie in Dynamics 365, inclusief verslaglegging en show/no-show op de tijdlijn van de potential
• Een visuele uitwerking van het leadproces, die inzichtelijk maakt via welke kanalen leads binnenkomen en waar er ruimte is voor gerichte campagnes
• Een gedegen ontwikkel- en releaseproces om duurzaam en veilig door te kunnen ontwikkelen

Frank over de samenwerking: “Er werd goed naar ons geluisterd en naar waar we tegenaan liepen. Binnen de mogelijkheden van Dynamics 365 hebben we het programma werkend voor ons gekregen, zonder veel toeters en bellen.” 

Jurre vult aan: “Het team van Onday is hands-on en snapt door hun ervaring in onze sector heel goed wat wij willen. De manier van werken was fijn: het eindpunt is helder, maar de weg ernaartoe is nog flexibel. Zo kwam Onday gaandeweg met ideeën waar wij niet aan hadden gedacht, en konden we dit samen nog oppakken.”

Inzichtelijk maken van het leadproces

Voor het goed inrichten van het leadproces in Dynamics 365, was het visueel maken van de journey een belangrijke stap. Niet elk onderdeel was al tot op de punt en komma uitgedacht. “We hadden het leadproces wel in ons hoofd zitten, maar niet eerder op papier gezet,” vertelt Frank. “Welke touchpoints zijn er, en welke zien we nog over het hoofd? Wat moet er gebeuren als een lead inactief wordt? Daar hielp Onday ons ook bij. Het was dus niet alleen bouwen, maar ook consultancy. Dat was heel fijn.”

Door het visueel maken van het leadproces kwamen er nieuwe kansen bovendrijven. Jurre: “We zagen mogelijkheden die daarvoor niet zichtbaar waren, zoals het maken van specifiekere campagnes." 

Eén van die kansen was het toevoegen van adviesgesprekken in de bookingsapplicatie van Dynamics 365. Jurre: “Dat stond niet op de planning, maar er bleek veel behoefte aan te zijn. Daarom heb ik dat zelf opgepakt, met hier en daar hulp van Onday. Deze worden nu ook gesynchroniseerd in Dynamics, inclusief verslaglegging van bijvoorbeeld no-shows, op de tijdlijn van de potentiële deelnemer. Zo hebben we alle informatie op één centrale plek.”

Meer grip op het leadproces en stijging van websitebezoekers

Het systeem draait en de effecten zijn merkbaar. “We zien een explosieve groei in websiteverkeer vanuit onze mailcampagnes. En we hebben nu meer grip op ons leadproces,” deelt Frank. “Voorheen wisten we niet waar een lead vandaan kwam en waar deze in de aankoopreis zit. Nu hebben we daar inzicht in.”

Jurre: “Dat gaan we nu steeds verder uitbouwen. We sturen potentials nu al gerichtere content, en zijn bezig met het ontwikkelen van specifieke content voor de oriëntatiefases." 

Zelfstandig onderhouden en doorontwikkelen

Een belangrijke wens van Inholland Academy was om de kennis en kunde aan boord te houden. Daarom trainden we Jurre, zodat hij het systeem zelfstandig kan onderhouden en uitbouwen. Jurre: “We hebben veel samen gedaan en elke week het werk verdeeld. Ook de uitdagingen konden we open en eerlijk met elkaar bespreken, dat was heel fijn. Maar ik heb vooral veel van Onday geleerd op technisch vlak; ik heb nu de tools en kennis om er zelf mee verder te gaan”

Een succesvol vervolg

Wat de samenwerking zo succesvol maakte? “Naast dat ze heel goed luisteren, in plaats van een werkwijze pushen, zijn ze heel pragmatisch, flexibel en hebben ze veel kennis en kunde in huis,” deelt Jurre. “Onday kent de commerciële kant van het onderwijs, dat heeft ons ontzettend geholpen in dit proces,” vult Frank aan. “Daarom verlengen we de samenwerking: de B2C kant staat en kan Jurre zelf onderhouden, nu kijken we samen hoe het systeem voor ons kan werken aan de B2B kant.” 

‍